Formation aux listes de discussion SYMPA pour décider, tout en limitant la fréquence des réunions !

Prochaine session :
 en INTRA sur demande

Contact : 2i2L - Informatique Internet et Logiciels Libres. Tel. : 02 40 37 02 06 – Mobile : 06 07 38 14 18 – Courriel : formation chez 2i2l.fr

Résumé de la formation :
 Logiciel : SYMPA
 Durée : une journée par niveau, selon les intervenants et leur nombre,
 Objectifs : apprendre à utiliser le serveur de listes SYMPA et à maîtriser les usages de base pour les développements de discussions.
 Pré-requis : selon les responsabilités de gestion des listes

Cette formation concerne moins les outils que les usages, l’idée est de transmettre les bonnes pratiques pour augmenter l’efficacité de vos décisions, pour qu’elles soient les résultats de consensus après des échanges horizontaux d’argumentations construites.

Et la gestion de ces échanges, la conduite de réunion, devient la modération.

SYMPA est l’acronyme de SYstème de Multi-Postage Automatique ! C’est un serveur, une application en ligne, de listes de diffusion et discussion. Il permet d’automatiser les fonctions de gestion des listes telles que les abonnements, la modération et la gestion des archives. [1]

 Le site Web officiel de l’application SYMPA
 La licence SYMPA : GPL
 L’article sur le logiciel SYMPA sur Wikipedia

Le programme [2] :

Formation des listmasters ou administrateurs de listes

Penser les listes pré-configurées :
 créer une liste généraliste interne ; la liste de l’entreprise
 créer une liste de service
 créer une liste d’équipe, de projet
 définir les listes de projets ; depuis la liste supérieur
 définir une liste des espaces, des locaux
 définir une liste "bac à sable" pour les envois sans intérêts professionnels, liste de l’inutile nécessaire :-)
 bannir les échanges personnels.

Choisir les configurations des listes :
 visibilité
 abonnement
 désabonnement
 modération
 archivage
 publication
 partage de documents
 visibilité des listes d’abonnés
 poser les règles pour nommer les propriétaires et modérateurs

Configurer le portail de listes :
 est-il public ?
 quelles listes sont publiques ?
 quelles archives sont accessibles aux moteurs ?
 quelle stratégie de communication ?

Formation des propriétaires et modérateurs de listes

Pratiquer les ouvertures et gestion de listes :
 l’ouverture d’une liste
 les mails automatiques de bienvenues
 les mails automatiques de désabonnement
 les mails automatiques de modération
 le poste d’un mail de bienvenue

Suivre les discussions et modérer si nécessaire :
 écrire et envoyer un mail automatique des règles en vigueur
 faire respecter ces règles !

Connaître les points juridiques :
 le principe du désabonnement selon la LCEN
 les droits du salarié
 le respect de la vie privée
 l’usurpation de nom
 la diffamation
 la reconnaissance de la signature
 ...

Formation des utilisateurs, ou abonnés, aux usages et règles d’échanges

Maîtriser les principes d’échanges :
 un mail = une idée
 un mail = un sujet
 une nouvelle idée = un nouveau mail
 le respect du thread (ou de la discussion)
 valoriser le principe asynchrone
 lancer une question
 répondre à un mail
 échanger, argumenter, aller droit au sujet,
 découvrir les subtilités qui peuvent se glisser entre les lignes

Maîtriser les bonnes pratiques :
 le top-post ou réponse haute
 le bottom-post ou réponse dans le bas
 les réponses dans le corps des messages
 l’organisation des listes dans votre lecteur de mail
 l’organisation des threads ou discussions dans votre répertoire
 les formats txt et html
 le nombre des 70 caractères par ligne de texte
 les signatures sont courtes
 la netiquette, RFC 1855, est respectée

Organiser une réunion physique :
 les réunions physiques sont moins nombreuses et ont d’autres objects
 elles s’organisent sur la liste ad-hoc
 les convocations (en transparence et nominatives)
 l’ordre du jour est annoncé sur les listes
 l’ordre du jour peut être débattu sur une liste
 l’ordre du jour peut être voté en ligne [3]
 le CR est écrit à plusieurs sur un PAD en ligne durant la réunion
 le CR est posté sur la liste au format TXT
 les développements s’en suivent...