Accueil du site - Catalogue de formations - Formations bureautiques métiers et outils collaboratifs - Formation aux listes de discussion SYMPA pour décider, tout en limitant la fréquence des réunions !

Comment guérir de la réunion-nïte ; informer, échanger, argumenter, décider consensuellement sans se voir, en maîtrisant les listes de discussion !

Aux réunions, les acteurs de l’Internet, pas si éloignés physiquement les uns des autres, ont toujours préféré les listes de discussions asynchrones avec des messages concis et ouverts.

Il ne faut pas très longtemps pour comprendre la pertinence de ces outils et usages, mais il faut les découvrir et les apprendre pour intégrer leur efficience ! C’est ce que nous vous proposons dans cette formation.

Prochaine session :
- en INTRA sur demande

Contact : 2i2L - Informatique Internet et Logiciels Libres. Tel. : 02 40 37 02 06 – Mobile : 06 07 38 14 18 – Courriel : formation chez 2i2l.fr

Résumé de la formation :
- Logiciel : SYMPA
- Durée : une journée par niveau, selon les intervenants et leur nombre,
- Objectifs : apprendre à utiliser le serveur de listes SYMPA et à maîtriser les usages de base pour les développements de discussions.
- Pré-requis : selon les responsabilités de gestion des listes

Cette formation concerne moins les outils que les usages, l’idée est de transmettre les bonnes pratiques pour augmenter l’efficacité de vos décisions, pour qu’elles soient les résultats de consensus après des échanges horizontaux d’argumentations construites.

Et la gestion de ces échanges, la conduite de réunion, devient la modération.

SYMPA est l’acronyme de SYstème de Multi-Postage Automatique ! C’est un serveur, une application en ligne, de listes de diffusion et discussion. Il permet d’automatiser les fonctions de gestion des listes telles que les abonnements, la modération et la gestion des archives. [1]

- Le site Web officiel de l’application SYMPA
- La licence SYMPA : GPL
- L’article sur le logiciel SYMPA sur Wikipedia

Le programme [2] :

Formation des listmasters ou administrateurs de listes

Penser les listes pré-configurées :
- créer une liste généraliste interne ; la liste de l’entreprise
- créer une liste de service
- créer une liste d’équipe, de projet
- définir les listes de projets ; depuis la liste supérieur
- définir une liste des espaces, des locaux
- définir une liste "bac à sable" pour les envois sans intérêts professionnels, liste de l’inutile nécessaire :-)
- bannir les échanges personnels.

Choisir les configurations des listes :
- visibilité
- abonnement
- désabonnement
- modération
- archivage
- publication
- partage de documents
- visibilité des listes d’abonnés
- poser les règles pour nommer les propriétaires et modérateurs

Configurer le portail de listes :
- est-il public ?
- quelles listes sont publiques ?
- quelles archives sont accessibles aux moteurs ?
- quelle stratégie de communication ?

Formation des propriétaires et modérateurs de listes

Pratiquer les ouvertures et gestion de listes :
- l’ouverture d’une liste
- les mails automatiques de bienvenues
- les mails automatiques de désabonnement
- les mails automatiques de modération
- le poste d’un mail de bienvenue

Suivre les discussions et modérer si nécessaire :
- écrire et envoyer un mail automatique des règles en vigueur
- faire respecter ces règles !

Connaître les points juridiques :
- le principe du désabonnement selon la LCEN
- les droits du salarié
- le respect de la vie privée
- l’usurpation de nom
- la diffamation
- la reconnaissance de la signature
- ...

Formation des utilisateurs, ou abonnés, aux usages et règles d’échanges

Maîtriser les principes d’échanges :
- un mail = une idée
- un mail = un sujet
- une nouvelle idée = un nouveau mail
- le respect du thread (ou de la discussion)
- valoriser le principe asynchrone
- lancer une question
- répondre à un mail
- échanger, argumenter, aller droit au sujet,
- découvrir les subtilités qui peuvent se glisser entre les lignes

Maîtriser les bonnes pratiques :
- le top-post ou réponse haute
- le bottom-post ou réponse dans le bas
- les réponses dans le corps des messages
- l’organisation des listes dans votre lecteur de mail
- l’organisation des threads ou discussions dans votre répertoire
- les formats txt et html
- le nombre des 70 caractères par ligne de texte
- les signatures sont courtes
- la netiquette, RFC 1855, est respectée

Organiser une réunion physique :
- les réunions physiques sont moins nombreuses et ont d’autres objects
- elles s’organisent sur la liste ad-hoc
- les convocations (en transparence et nominatives)
- l’ordre du jour est annoncé sur les listes
- l’ordre du jour peut être débattu sur une liste
- l’ordre du jour peut être voté en ligne [3]
- le CR est écrit à plusieurs sur un PAD en ligne durant la réunion
- le CR est posté sur la liste au format TXT
- les développements s’en suivent...

notes:

[1] Vous avez aussi Mailman qui est assez semblable pour être mentionné ici.

[2] Ce déroulé de formation est un original - tout droit d’auteur réservé - copyright 2014 - société 2i2L & le formateur métier - copyleft CC-BY-SA & GNUFDL - Nous reprendre, c’est aussi nous citer et nous mettre en lien.

[3] Vote Condorcet !