SYMPA

Formation aux listes de discussion SYMPA pour décider, tout en limitant la fréquence des réunions ! Les listes de discussion pour diminuer le nombre des réunions

Comment guérir de la réunion-nïte ; informer, échanger, argumenter, décider consensuellement sans se voir, en maîtrisant les listes de discussion !

Aux réunions, les acteurs de l’Internet, pas si éloignés physiquement les uns des autres, ont toujours préféré les listes de discussions asynchrones avec des messages concis et ouverts.

Il ne faut pas très longtemps pour comprendre la pertinence de ces outils et usages, mais il faut les découvrir et les apprendre pour intégrer leur efficience ! C’est ce que nous vous proposons dans cette formation.

Résumé

Logiciel : SYMPA
Durée : 7 heures
Objectifs :
 utiliser le serveur de listes SYMPA
 maîtriser les usages de base pour les développements de discussions.
Pré-requis : Selon les responsabilités de gestion des listes
Publics : Tout public
Méthodes mobilisées : Alternance d’apports théoriques et d’exercices de mise en application pratique.
Modalités et délais d’accès : Sur inscription préalable au minimum 1 semaine avant le début de la formation selon disponibilité du formateur.
Modalités d’évaluations : Une évaluation du niveau des stagiaires est réalisée avant l’entrée en formation par téléphone ou au moyen d’un questionnaire. Évaluation des acquis et de la satisfaction en fin de formation.
Accessibilité aux personnes en situation de handicap ou présentant des difficultés d’apprentissage : nous pouvons proposer des solutions de compensation de nos prestations en adaptant les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement (les précisions).
Taux de satisfaction 2i2L : 96,34 % des stagiaires sont satisfaits à l’issue de leur formation.
Tarif : pour une demande de formation interne, nous consulter.

Présentation

SYMPA est l’acronyme de SYstème de Multi-Postage Automatique ! C’est un serveur, une application en ligne, de listes de diffusion et discussion. Il permet d’automatiser les fonctions de gestion des listes telles que les abonnements, la modération et la gestion des archives. [1]

 Le site Web officiel de l’application SYMPA
 La licence SYMPA : GPL
 L’article sur le logiciel SYMPA sur Wikipedia

Programme

Formation des listmasters ou administrateurs de listes

Penser les listes pré-configurées :
 créer une liste généraliste interne ; la liste de l’entreprise
 créer une liste de service
 créer une liste d’équipe, de projet
 définir les listes de projets ; depuis la liste supérieur
 définir une liste des espaces, des locaux
 définir une liste "bac à sable" pour les envois sans intérêts professionnels, liste de l’inutile nécessaire :-)
 bannir les échanges personnels.

Choisir les configurations des listes :
 visibilité
 abonnement
 désabonnement
 modération
 archivage
 publication
 partage de documents
 visibilité des listes d’abonnés
 poser les règles pour nommer les propriétaires et modérateurs

Configurer le portail de listes :
 est-il public ?
 quelles listes sont publiques ?
 quelles archives sont accessibles aux moteurs ?
 quelle stratégie de communication ?


Formation des propriétaires et modérateurs de listes

Pratiquer les ouvertures et gestion de listes :
 l’ouverture d’une liste
 les mails automatiques de bienvenues
 les mails automatiques de désabonnement
 les mails automatiques de modération
 le poste d’un mail de bienvenue

Suivre les discussions et modérer si nécessaire :
 écrire et envoyer un mail automatique des règles en vigueur
 faire respecter ces règles !

Connaître les points juridiques :
 le principe du désabonnement selon la LCEN
 les droits du salarié
 le respect de la vie privée
 l’usurpation de nom
 la diffamation
 la reconnaissance de la signature
 ...


Formation des utilisateurs, ou abonnés, aux usages et règles d’échanges

Maîtriser les principes d’échanges :
 un mail = une idée
 un mail = un sujet
 une nouvelle idée = un nouveau mail
 le respect du thread (ou de la discussion)
 valoriser le principe asynchrone
 lancer une question
 répondre à un mail
 échanger, argumenter, aller droit au sujet,
 découvrir les subtilités qui peuvent se glisser entre les lignes

Maîtriser les bonnes pratiques :
 le top-post ou réponse haute
 le bottom-post ou réponse dans le bas
 les réponses dans le corps des messages
 l’organisation des listes dans votre lecteur de mail
 l’organisation des threads ou discussions dans votre répertoire
 les formats txt et html
 le nombre des 70 caractères par ligne de texte
 les signatures sont courtes
 la netiquette, RFC 1855, est respectée

Organiser une réunion physique :
 les réunions physiques sont moins nombreuses et ont d’autres objects
 elles s’organisent sur la liste ad-hoc
 les convocations (en transparence et nominatives)
 l’ordre du jour est annoncé sur les listes
 l’ordre du jour peut être débattu sur une liste
 l’ordre du jour peut être voté en ligne [2]
 le CR est écrit à plusieurs sur un PAD en ligne durant la réunion
 le CR est posté sur la liste au format TXT
 les développements s’en suivent...

P.-S.

Cette formation concerne moins les outils que les usages, l’idée est de transmettre les bonnes pratiques pour augmenter l’efficacité de vos décisions, pour qu’elles soient les résultats de consensus après des échanges horizontaux d’argumentations construites.

Et la gestion de ces échanges, la conduite de réunion, devient la modération.

Notes

[1Vous avez aussi Mailman qui est assez semblable pour être mentionné ici.

[2Vote Condorcet !